El problema es más importante de lo que en una primera visión pueda parecer, pues los afectados vienen viviendo en un continuo estrés que, en muchas ocasiones, degenerará en enfermedad. La ansiedad, los trastornos del sueño, los desórdenes alimentarios, las afecciones cardíacas parecen interrelacionar bastante, con esta causa.
¿Se puede hacer algo para combatir este inconveniente? Se puede y se debe. En primer lugar hemos de partir de una afirmación, que por evidente, no es sin embargo simple recordar, el tiempo no es elástico, por tanto si no podemos aumentarlo, hemos de conformarnos con utilizar el que está a nuestra disposición. Admitido esto, como segundo paso, tenemos que llegar al convencimiento de que dado que se trata de un bien escaso se hace preciso ADMINISTRARLO.
¿Cómo se administra el tiempo? ¿Existe la receta mágica para conseguirlo? Seguramente no hay un sistema único y maravilloso de administrar el tiempo. Es más cada uno de nosotros debe comprometerse consigo mismo a generar, a crear, su propio sistema de administración del tiempo. El desarrollo del propio sistema de administración es fundamental, por dos motivos:
Lo que funciona para unos, no tiene necesariamente que funcionar para todos.
Al asumir el “negocio” de administrar el tiempo disponible, desarrollamos un hábito positivo, que tiende a garantizarnos mejores resultados.
¿Cómo se fabrica un sistema personalizado de administración del tiempo? Podemos indicar una serie de orientaciones para conseguir diseñar nuestro propio método de control, en el que podríamos utilizar las siguientes técnicas:
1. Durante un período de una semana, anote en una libreta, en una agenda, en su ordenador, en qué consume su tiempo. Se sorprenderá de la cantidad de “tiempos muertos”, de asuntos inesperados que reclaman su atención, de cuestiones, sin tanta importancia, en las que invierte un buen puñado de minutos diarios.
2. Jerarquizar, es una palabra mágica, debemos aprender a distinguir entre lo que es importante y lo que no lo es, entre lo que es interesante, necesario, urgente, importante e inaplazable. Una vez tengamos la costumbre de hacerlo, debemos hacer siempre primero lo más importante, lo más inaplazable y dejar el resto para después.
3. Concentración, es una fórmula especial, cuando haya decidido qué tiene que hacer ahora, hágalo, olvide todo lo demás, sumérjase en esa tarea y verá como rinde más.
4. Delegar, se habla mucho de la conveniencia de delegar, es fundamental rodearse de un buen equipo de colaboradores, a quienes podamos encomendar muchas de nuestras tareas. No es admisible refugiarse en la típica excusa de “ellos no saben hacerlo”, es posible que no lo sepan hacer, que no lo hagan como usted, que lo resuelvan de forma distinta. Si no saben realizar esa tarea, enséñeles, el tiempo que invierta en ello será un importante aliado.
5. Aprenda a hacer varias tareas a la vez, es posible hacer esa llamada importante mientras se dirige a una reunión, tal vez pueda leer ese informe tan significativo mientras le cortan el pelo, sea imaginativo y duplique sus acciones.
6. Diga no, con una sonrisa, con un gesto afable, niegue su asistencia a una comida innecesaria, no pierda su tiempo en reuniones de menor importancia, no deje que invadan su despacho y los demás le cuenten historias y cuchicheos que le roban su tiempo, hay personas que parecen estar desocupadas todo el día, sea cortés con ellas, pero inflexible en evitar que le roben su tiempo.
7. Planifique sus tareas, aunque al principio pueda parecer molesto, aburrido, una pérdida de tiempo, esta acción es una de las más importantes que puede realizar en su propio beneficio, los minutos que dedique cada día a organizarse, a planificar sus jornadas de trabajo, le serán muy rentables.
8. Pierda el tiempo, podemos tener la mejor de las planificaciones de nuestros días, de nuestras semanas, de nuestros meses, pero inevitablemente, casi a diario, van a surgir “fuegos que apagar”, “conversaciones que escuchar”, “llamadas telefónicas ineludibles”, de manera que resulta muy inteligente, en el momento de organizarnos, incluir un porcentaje de minutos diarios para perder, pues querámoslo o no, el efecto se producirá.
9. Reserve tiempo para sus relaciones familiares, personales, para sus amistades, además de trabajar, debe continuar siendo un ser humano, así que cultive el trato con los demás.
10. Cuando todo falle, cuando su plan se esfume, cuando el trabajo se acumule, cuando no sepa por dónde empezar, no se angustie, sepa que eso nos pasa a todos más a menudo de lo que se imagina. Cuando llegue a esa situación, respire hondo, sonría, cante una canción, haga algo diferente a lo que normalmente hace, y recuerde que “de perdidos al río”, así que quizás resulte más conveniente salir a dar un paseo y templar los ánimos, antes de reiniciar su tarea.
